メールはもう古い?

Windowsパソコンや携帯電話が普及し始めた頃は電子メールは画期的で便利なツールでした。

しかし迷惑メールが来る、タイトルを付けるのが面倒、などの問題点もありました。

 

そこに現れたのがLINEなどのチャットツールです。

そしてそのチャットツールは今はビジネスの現場でも当たり前のように使われる時代になってきました。

そこで何が違うのか、便利なのかをご紹介していきます。

 

(1)チャットツールの例、チャットワーク

チャットツールはいくつかありますが、国産のチャットワークがある程度の知名度もあり使いやすいと思います。

https://go.chatwork.com/ja/

 

(2)返信が簡単

基本的にはLINEと同じですが、返信はタイトルを入れずにそのまま入力すればいいので非常に楽です。

返信ボタンのクリックもありませんので、かなりの手間が省かれるのではないでしょうか。

 

(3)迷惑メールとフィルターの是非

メールと言えば迷惑メールが問題点としてすぐに浮かびます。

チャットツールでは1対1でのやり取りですから、当然迷惑メールは存在しません。

自分が承認した相手としかメッセージを交わさないので、そこはかなりのメリットになります。

 

ただ特にGmailなどでは強力な迷惑メールフィルターを使用できますので、以前ほど悩まさせることは無くなりました。

しかしそのフィルターが強力過ぎてまともなメールも迷惑メール判定をされてしまうことがあります。

またメールが届かないといった、消えるメール問題も実は陰に潜んでいます。

実際に当事務所の顧客でもそのような事例がありましたが、チャットツールでは一切そのような悩みは不要です。

 

(4)クラウド上に履歴が残る

イメージとしてはFacebookのMessengerが近いですが、やり取りはクラウド上に残ります。

ということは端末を買い替えてもすぐに復帰できますし、パソコン、スマホなど複数の端末でも同じものを見ることができて非常に便利です。

 

(5)簡単に写真を送れる

メールで書類を送ろうとすると、スキャンして、もしくは写真を撮って、パソコンに移して、添付して送る必要がありました。

しかしチャットワークではLINEと同じですが、スマホアプリで撮影して1度タップすればすぐに送ることができます。

 

(6)メッセージを修正、削除できる

メールもLINEも1度送ったメッセージの修正はできませんが、チャットワークではそれが可能です。

また削除することもできます。

ただこの機能はせっかくの証拠が消えてしまうのでデメリットでもあります。

 

(7)便利な自分専用のチャット

これがとても便利ですが、自分しか見れないチャットを作成することができます。

使い方は人それぞれですが、メモでもいいですし備忘録にもなります。

原稿の書き溜めにもなります。

スマホからでも簡単にアクセスできますので重宝します。

 

(8)権限が設定できるグループチャット

LINEでもグループチャットはありますが、チャートワークではこのユーザーは閲覧のみ、といった権限を設定したグループチャットを作成することができます。

例えば記事をマニュアルとして公開した場合に、自由に書き込まれてしまうと困りますので、このような設定は非常に便利です。

 

(9)最後に

チャットツールにも欠点があるかもしれませんが、メリットを考えるともはやメールを使う意味が感じられません。

チャットツールも一定の容量を超えると有料になりますが、そもそも本来は、特にビジネス上での連絡ツールにはお金を払う価値が十分ありますので検討してもいいのではないかと思います。

 

チャットワークなら当分は無料で使用できます。

またファイルを直接送らずに、グーグルドライブなどのクラウドストレージからの共有リンクを貼ることで容量の節約にもなり、相当長い期間無料になるはずです。

 

ただ当事務所の顧客にはお勧めはしておりますが強制はしておりませんのでご安心ください。